ZOT – Zone of Trading
Ultimo aggiornamento: 27 agosto 2026
La presente Informativa Privacy descrive in modo chiaro e trasparente le modalità con cui vengono trattati i dati personali degli utenti che visitano il sito web e la landing page di ZOT – Zone of Trading, si registrano al servizio o interagiscono con le relative funzionalità.
L’informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come successivamente modificato, nonché della normativa italiana ed europea applicabile in materia di protezione dei dati personali.
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è:
ZOT Società a Responsabilità Limitata Semplificata – ZOT S.r.l.s.
Sede legale: Strada San Martino 104, 05100 Terni (TR), Italia
Partita IVA: 01752500551
Email: info@zoneoftrading.com
PEC: zot@arubapec.it
Per qualsiasi richiesta relativa alla protezione dei dati personali, all’esercizio dei propri diritti o alla presente informativa è possibile utilizzare i recapiti sopra indicati.
2. AMBITO DI APPLICAZIONE
La presente informativa si applica ai dati personali trattati attraverso il sito web, la landing page e le funzionalità di ZOT, inclusi i dati eventualmente raccolti mediante:
- navigazione sul sito;
- registrazione al servizio;
- gestione dell’account o della registrazione;
- moduli di contatto;
- richieste di informazioni o assistenza;
- comunicazioni inviate tramite email o PEC;
- funzionalità tecniche necessarie alla fornitura del servizio;
- cookie e altri strumenti di tracciamento, secondo quanto indicato nella relativa Cookie Policy.
La presente informativa riguarda esclusivamente i trattamenti effettivamente svolti da ZOT.
Qualora vengano introdotti nuovi servizi, nuove funzionalità o nuove attività di trattamento che comportino modifiche sostanziali rispetto a quanto qui descritto, la presente informativa sarà aggiornata secondo quanto previsto dalla normativa applicabile.
3. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI
3.1 Dati di navigazione e dati tecnici
Durante il normale funzionamento del sito, i sistemi informatici utilizzati per erogare e proteggere il servizio possono trattare dati tecnici necessari a stabilire, mantenere e proteggere la comunicazione tra il dispositivo dell’utente e il sito.
Tali dati possono comprendere:
- indirizzo IP, anche in forma anonimizzata ove applicabile;
- data e ora dell’accesso;
- pagina o risorsa richiesta;
- pagina di provenienza, ove trasmessa dal browser;
- tipo e versione del browser;
- sistema operativo;
- tipo di dispositivo;
- informazioni tecniche relative alla connessione;
- codici di risposta del server;
- log tecnici, di accesso e di sicurezza.
Tali dati non vengono trattati con la finalità primaria di identificare direttamente l’utente.
Possono tuttavia essere utilizzati quando necessario per garantire la sicurezza del sito, prevenire abusi, individuare accessi non autorizzati, analizzare incidenti tecnici o informatici e accertare, esercitare o difendere un diritto.
3.2 Dati forniti durante la registrazione
In fase di registrazione o accesso ai servizi ZOT possono essere richiesti dati personali necessari alla creazione e gestione dell’utenza.
A seconda delle funzionalità effettivamente disponibili, tali dati possono comprendere:
- nome e cognome;
- indirizzo email;
- numero di telefono, ove richiesto;
- dati identificativi dell’account;
- credenziali o elementi tecnici necessari all’autenticazione;
- ulteriori informazioni strettamente necessarie alla fornitura del servizio.
I dati indicati come obbligatori vengono richiesti esclusivamente quando necessari per consentire la registrazione o l’utilizzo del relativo servizio.
3.3 Dati forniti volontariamente dall’utente
Quando l’utente contatta ZOT o compila un modulo può fornire:
- nome e cognome;
- indirizzo email;
- numero di telefono;
- società od organizzazione di appartenenza;
- contenuto del messaggio;
- informazioni inserite volontariamente;
- ulteriori dati ragionevolmente necessari per gestire la richiesta.
Gli utenti sono invitati a non trasmettere attraverso moduli generici categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, salvo che ciò sia strettamente necessario e specificamente richiesto nell’ambito di una determinata funzionalità.
3.4 Dati relativi alle preferenze privacy
Quando necessario, ZOT può registrare informazioni relative alle scelte privacy dell’utente, incluse eventuali preferenze espresse attraverso strumenti di gestione del consenso.
Tali dati possono comprendere:
- scelta effettuata;
- data e ora della scelta;
- eventuali modifiche o revoche;
- identificativo tecnico necessario a ricordare e documentare le preferenze.
4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASE GIURIDICA E CONSERVAZIONE
A. Funzionamento tecnico e sicurezza del sito
Finalità
I dati possono essere trattati per:
- rendere disponibile il sito;
- assicurarne il corretto funzionamento;
- garantire la sicurezza dell’infrastruttura;
- prevenire accessi non autorizzati;
- rilevare attacchi informatici, abusi, frodi o attività illecite;
- individuare e risolvere malfunzionamenti.
Base giuridica
Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – legittimo interesse di ZOT a garantire la sicurezza, la disponibilità, l’integrità e il corretto funzionamento del proprio sito e della propria infrastruttura informatica.
Quando il trattamento è strettamente necessario per fornire una funzione espressamente richiesta dall’utente, trova applicazione anche l’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, ove pertinente.
Conservazione
I dati tecnici e di sicurezza vengono conservati per il periodo ragionevolmente necessario rispetto alla finalità per la quale sono trattati, salvo che una conservazione più lunga sia necessaria per analizzare un incidente, adempiere a obblighi di legge o tutelare un diritto.
Per i dati trattati direttamente dal provider di hosting si applicano inoltre i tempi di conservazione previsti dal servizio effettivamente utilizzato.
Qualora ZOT utilizzi il prodotto IONOS Hosting, la documentazione del fornitore attualmente indica che i dati dei visitatori relativi a tale prodotto vengono anonimizzati direttamente e conservati per un periodo massimo di otto settimane.
Durate differenti possono applicarsi ad altri prodotti IONOS o a ulteriori componenti dell’infrastruttura.
B. Registrazione e accesso al servizio
Finalità
I dati personali forniti durante la registrazione vengono trattati al fine di:
- creare e gestire la registrazione dell’utente;
- consentire l’accesso alle funzionalità e ai servizi richiesti;
- identificare e autenticare l’utente, ove previsto;
- gestire le attività necessarie all’erogazione del servizio;
- gestire eventuali richieste relative all’account;
- inviare comunicazioni tecniche, operative o di servizio strettamente connesse alla registrazione o all’utilizzo di ZOT;
- garantire la sicurezza dell’account e del servizio.
Base giuridica
Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR – esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.
Il consenso non costituisce la base giuridica di tale trattamento quando i dati sono necessari per fornire il servizio richiesto dall’utente.
Conservazione
I dati relativi alla registrazione vengono conservati per il periodo necessario alla gestione del rapporto con l’utente.
Successivamente alla cessazione del rapporto possono essere conservati per gli ulteriori periodi necessari ad adempiere a obblighi di legge, gestire eventuali contestazioni o accertare, esercitare o difendere un diritto.
C. Comunicazioni tecniche e di servizio
ZOT può inviare comunicazioni strettamente connesse:
- alla registrazione;
- alla sicurezza dell’account;
- al funzionamento del servizio;
- a modifiche tecniche o operative rilevanti;
- all’assistenza richiesta dall’utente;
- alla gestione del rapporto con l’utente.
Tali comunicazioni hanno natura tecnica, operativa o di servizio e non costituiscono comunicazioni commerciali o promozionali.
Base giuridica
Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, quando le comunicazioni sono necessarie all’esecuzione del servizio richiesto.
Ove pertinente, può inoltre trovare applicazione l’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR per comunicazioni richieste dalla legge.
Non viene richiesto un consenso marketing per l’invio di comunicazioni strettamente necessarie alla gestione del servizio.
D. Risposta a richieste di contatto o assistenza
Finalità
Ricevere, gestire e rispondere alle richieste volontariamente inviate dagli utenti.
Base giuridica
Quando la richiesta è collegata al servizio o a un possibile rapporto contrattuale:
Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
Per comunicazioni generiche prive di natura contrattuale o precontrattuale:
Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – legittimo interesse di ZOT a rispondere alle comunicazioni ricevute.
Conservazione
Le richieste generiche vengono normalmente conservate fino a 12 mesi dall’ultima comunicazione rilevante.
Le comunicazioni di natura precontrattuale possono essere conservate fino a 24 mesi dall’ultima interazione rilevante, salvo necessità di ulteriore conservazione.
E. Gestione dei rapporti contrattuali
Quando l’utente utilizza un servizio ZOT nell’ambito di un rapporto contrattuale, i dati necessari possono essere trattati per:
- fornire il servizio;
- gestire il rapporto;
- adempiere alle obbligazioni contrattuali;
- gestire richieste dell’utente;
- adempiere agli obblighi amministrativi eventualmente connessi.
Base giuridica
Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
I dati eventualmente rilevanti ai fini amministrativi, fiscali o contabili possono essere conservati per i periodi previsti dalla normativa applicabile.
F. Adempimento di obblighi di legge
ZOT può trattare dati personali quando ciò sia necessario per adempiere a obblighi previsti dalla normativa italiana o dell’Unione europea oppure a richieste legittime delle autorità competenti.
Base giuridica
Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
I dati vengono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile.
G. Prevenzione degli abusi e tutela dei diritti
Quando necessario, i dati personali possono essere trattati per:
- prevenire frodi o abusi;
- individuare attività illecite;
- gestire reclami o contestazioni;
- accertare, esercitare o difendere un diritto;
- tutelare la sicurezza, i sistemi e i legittimi interessi di ZOT.
Base giuridica
Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
I dati vengono conservati esclusivamente per il periodo necessario rispetto alla relativa finalità e, in caso di controversia, per il periodo connesso alla tutela del diritto.
5. NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO
Il conferimento dei dati indicati come necessari in fase di registrazione è richiesto per consentire a ZOT di creare e gestire l’utenza e fornire il servizio.
La mancata comunicazione di tali dati può rendere impossibile completare la registrazione o utilizzare le relative funzionalità.
Il conferimento dei dati all’interno dei moduli di contatto è generalmente facoltativo.
Quando determinati campi sono indicati come obbligatori, la relativa informazione è necessaria per gestire la richiesta.
La mera presa visione dell’Informativa Privacy non richiede una manifestazione di consenso.
Pertanto, ove il trattamento sia fondato sull’esecuzione del servizio richiesto, non è necessario utilizzare una casella del tipo:
“Acconsento alla Privacy Policy”.
6. MODALITÀ E PRINCIPI DEL TRATTAMENTO
ZOT tratta i dati personali mediante strumenti elettronici, informatici e organizzativi adeguati alla natura del trattamento.
Sono applicati i principi di:
- liceità;
- correttezza;
- trasparenza;
- limitazione delle finalità;
- minimizzazione dei dati;
- esattezza;
- limitazione della conservazione;
- integrità;
- riservatezza;
- responsabilizzazione.
L’accesso ai dati personali è limitato ai soggetti che ne necessitano per legittime finalità tecniche, operative o organizzative e che, ove previsto, sono debitamente autorizzati.
7. HOSTING E IONOS
ZOT utilizza servizi forniti da IONOS per la propria infrastruttura di hosting.
Quando IONOS tratta dati personali per conto di ZOT nell’ambito del servizio contrattualizzato, opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo le condizioni e le garanzie applicabili al servizio.
IONOS può avvalersi di sub-responsabili secondo quanto previsto dai relativi accordi contrattuali e dalla normativa applicabile.
Le categorie di dati trattati, le modalità tecniche e i tempi di conservazione possono variare in funzione dello specifico prodotto utilizzato.
Per il prodotto IONOS Hosting, la documentazione del fornitore indica attualmente che possono essere trattate informazioni quali:
- referrer;
- sito web o file richiesto;
- tipo e versione del browser;
- sistema operativo;
- tipo di dispositivo;
- orario dell’accesso;
- indirizzo IP in forma anonimizzata.
Per tale prodotto IONOS indica attualmente una conservazione dei dati dei visitatori per un periodo massimo di otto settimane.
L’indicazione relativa alle otto settimane riguarda lo specifico prodotto IONOS Hosting e non è automaticamente applicabile ad altri prodotti o servizi IONOS.
8. DESTINATARI DEI DATI
Nei limiti strettamente necessari alle finalità descritte, i dati personali possono essere accessibili a:
- personale e collaboratori autorizzati da ZOT;
- fornitori di hosting e infrastruttura;
- fornitori IT e di sicurezza;
- fornitori di posta elettronica e PEC;
- fornitori tecnici necessari al funzionamento del servizio;
- eventuali fornitori di autenticazione o gestione dell’account;
- consulenti professionali soggetti a obblighi di riservatezza;
- autorità pubbliche, giudiziarie o di controllo quando previsto dalla legge.
Quando un soggetto tratta dati personali per conto di ZOT e secondo le sue istruzioni, opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Quando un soggetto determina autonomamente le finalità e i mezzi essenziali del proprio trattamento, opera quale Titolare autonomo.
ZOT non vende i dati personali degli utenti.
9. TRASFERIMENTI AL DI FUORI DELLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO
L’utilizzo di determinati servizi informatici può comportare, in alcuni casi, l’accesso o il trasferimento di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Quando ciò avviene, ZOT si avvale di uno dei meccanismi previsti dal Capo V del GDPR, quali, ove applicabili:
- decisione di adeguatezza della Commissione europea;
- Clausole Contrattuali Standard;
- altri strumenti o garanzie riconosciuti dal GDPR.
Quando necessario, vengono valutate eventuali misure supplementari in relazione alle circostanze del trasferimento.
10. COOKIE E ALTRI STRUMENTI DI TRACCIAMENTO
Il sito può utilizzare cookie e altri strumenti tecnici necessari al proprio funzionamento nonché, ove presenti, ulteriori strumenti soggetti alle condizioni previste dalla normativa applicabile.
La gestione dei cookie, delle preferenze dell’utente e degli eventuali consensi è effettuata mediante l’apposito sistema di gestione presente sul sito.
Per informazioni dettagliate sui cookie e sugli altri strumenti effettivamente utilizzati, sulle relative finalità, sui fornitori, sui tempi di conservazione e sulle modalità di gestione o revoca delle preferenze, l’utente può consultare la Cookie Policy accessibile dal sito.
La presente Informativa Privacy non duplica le informazioni tecniche e dinamiche già fornite attraverso il sistema di gestione dei cookie.
11. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI
Nell’ambito del normale funzionamento della landing page e del servizio descritto nella presente informativa, ZOT non adotta decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’utente o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona ai sensi dell’art. 22 GDPR.
Qualora ZOT introduca in futuro trattamenti di tale natura, provvederà ad aggiornare preventivamente la relativa informativa e ad adottare le garanzie previste dalla normativa.
12. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare il diritto di:
- ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano;
- accedere ai propri dati;
- ottenere la rettifica dei dati inesatti;
- ottenere l’integrazione dei dati incompleti;
- ottenere la cancellazione nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
- ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
- opporsi al trattamento nei casi previsti dall’art. 21 GDPR;
- esercitare il diritto alla portabilità dei dati nei casi previsti dall’art. 20 GDPR;
- revocare il consenso, qualora un determinato trattamento sia fondato sul consenso;
- esercitare i diritti previsti in relazione ai processi decisionali automatizzati, ove applicabili;
- proporre reclamo all’autorità di controllo competente;
- esercitare gli ulteriori rimedi previsti dalla normativa applicabile.
Per esercitare tali diritti è possibile contattare:
Email: info@zoneoftrading.com
PEC: zot@arubapec.it
ZOT può richiedere informazioni aggiuntive esclusivamente quando ragionevolmente necessarie per verificare l’identità del richiedente e proteggere i dati da accessi non autorizzati.
13. DIRITTO DI OPPOSIZIONE
Quando il trattamento è fondato sull’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, l’interessato può opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano nei casi previsti dall’art. 21 GDPR.
14. DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile può proporre reclamo al:
Garante per la protezione dei dati personali
secondo le modalità previste dall’Autorità.
Resta impregiudicato il diritto di ricorrere agli ulteriori rimedi amministrativi o giudiziari previsti dalla legge.
15. SICUREZZA DEI DATI
ZOT adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio allo scopo di proteggere i dati personali contro:
- perdita;
- distruzione;
- modifica;
- divulgazione non autorizzata;
- accesso non autorizzato;
- utilizzo illecito o improprio.
Le misure vengono valutate e aggiornate, ove necessario, in funzione della natura dei trattamenti e dei relativi rischi.
16. VIOLAZIONI DEI DATI PERSONALI
Qualora si verifichi una violazione dei dati personali, ZOT procede alla relativa valutazione.
Quando ricorrono le condizioni previste dagli artt. 33 e 34 GDPR, ZOT provvede:
- alla notifica all’autorità di controllo competente;
- alla comunicazione agli interessati, ove richiesta;
- alla documentazione della violazione e delle misure adottate.
17. MINIMIZZAZIONE DEI DATI
ZOT raccoglie e tratta esclusivamente dati personali adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite.
I campi obbligatori presenti nei moduli sono limitati alle informazioni effettivamente necessarie.
18. MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA
ZOT può aggiornare la presente informativa quando ciò sia necessario, incluso in caso di modifiche relative a:
- attività di trattamento;
- funzionalità del servizio;
- fornitori;
- infrastruttura tecnica;
- normativa applicabile.
Le modifiche sostanziali non vengono utilizzate per rendere retroattivamente lecito un trattamento che richiedeva una diversa base giuridica o un consenso non precedentemente acquisito.
La data dell’ultimo aggiornamento è indicata all’inizio dell’informativa.
19. CONTATTI PRIVACY
Per domande, richieste, chiarimenti o esercizio dei diritti relativi alla protezione dei dati personali:
ZOT Società a Responsabilità Limitata Semplificata – ZOT S.r.l.s.
Strada San Martino 104
05100 Terni (TR)
Italia
Partita IVA: 01752500551
Email: info@zoneoftrading.com
PEC: zot@arubapec.it
ZOT – Zone of Trading
Last updated: 27 August 2026
This Privacy Notice explains clearly and transparently how personal data relating to users who visit the ZOT – Zone of Trading website and landing page, register for the service or interact with its features are processed.
This Notice is provided pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”), Italian Legislative Decree No. 196 of 30 June 2003, as subsequently amended, and the applicable Italian and European Union legislation governing the protection of personal data.
1. DATA CONTROLLER
The Data Controller is:
ZOT Società a Responsabilità Limitata Semplificata – ZOT S.r.l.s.
Registered office: Strada San Martino 104, 05100 Terni (TR), Italy
VAT No.: 01752500551
Email: info@zoneoftrading.com
Certified Electronic Mail: zot@arubapec.it
(PEC – Posta Elettronica Certificata)
For any request concerning the protection of personal data, the exercise of data protection rights or this Notice, users may contact ZOT using the contact details above.
2. SCOPE OF THIS NOTICE
This Notice applies to personal data processed through the ZOT website, landing page and related features, including personal data that may be collected through:
- browsing the website;
- registration for the service;
- management of the user account or registration;
- contact forms;
- requests for information or support;
- communications sent by email or PEC;
- technical features necessary to provide the service;
- cookies and other tracking technologies, as further described in the relevant Cookie Policy.
This Notice applies exclusively to processing activities actually carried out by ZOT.
If ZOT introduces new services, features or processing activities that materially change the processing described in this Notice, the Notice will be updated in accordance with applicable law.
3. CATEGORIES OF PERSONAL DATA PROCESSED
3.1 Browsing and technical data
During the normal operation of the website, the IT systems used to provide and protect the service may process technical data necessary to establish, maintain and secure communications between the user's device and the website.
Such data may include:
- IP address, including in anonymised form where applicable;
- date and time of access;
- requested page or resource;
- referring page, where transmitted by the browser;
- browser type and version;
- operating system;
- device type;
- technical connection information;
- server response codes;
- technical, access and security logs.
These data are not processed for the primary purpose of directly identifying individual users.
They may, however, be used where necessary to maintain website security, prevent abuse, detect unauthorised access, investigate technical or cybersecurity incidents and establish, exercise or defend legal claims.
3.2 Data provided during registration
When registering for or accessing ZOT services, users may be required to provide personal data necessary to create and manage their registration or account.
Depending on the features actually available, such data may include:
- first name and last name;
- email address;
- telephone number, where required;
- account identification data;
- credentials or technical elements necessary for authentication;
- any other information strictly necessary to provide the requested service.
Data marked as mandatory are requested only where they are necessary to complete registration or use the relevant service.
3.3 Data voluntarily provided by users
When users contact ZOT or complete a form, they may provide:
- first name and last name;
- email address;
- telephone number;
- company or organisation;
- message content;
- information voluntarily entered into the form;
- any additional data reasonably necessary to handle the request.
Users are requested not to submit through general-purpose forms any special categories of personal data within the meaning of Article 9 GDPR, unless such information is strictly necessary and specifically requested in connection with a particular feature.
3.4 Data relating to privacy preferences
Where necessary, ZOT may record information relating to users' privacy choices, including preferences expressed through a consent management mechanism.
Such information may include:
- the choice made;
- date and time of the choice;
- subsequent changes or withdrawals;
- a technical identifier necessary to remember and document the user's preferences.
4. PURPOSES OF PROCESSING, LEGAL BASES AND RETENTION
A. Technical operation and security of the website
Purpose
Personal data may be processed in order to:
- make the website available;
- ensure its proper operation;
- maintain infrastructure security;
- prevent unauthorised access;
- detect cyberattacks, abuse, fraud or unlawful activity;
- identify and resolve technical malfunctions.
Legal basis
Article 6(1)(f) GDPR – ZOT's legitimate interest in ensuring the security, availability, integrity and proper operation of its website and IT infrastructure.
Where processing is strictly necessary to provide a feature expressly requested by the user, Article 6(1)(b) GDPR may also apply where appropriate.
Retention
Technical and security data are retained for the period reasonably necessary for the purpose for which they are processed, unless longer retention is required to investigate an incident, comply with legal obligations or establish, exercise or defend legal claims.
Data processed directly by the hosting provider are also subject to the retention periods applicable to the service actually used.
Where ZOT uses IONOS Hosting, the provider's current documentation states that visitor data relating to that product are anonymised upon collection and retained for up to eight weeks.
Different retention periods may apply to other IONOS products or additional infrastructure components.
B. User registration and access to the service
Purpose
Personal data provided during registration are processed in order to:
- create and manage the user's registration;
- provide access to requested features and services;
- identify and authenticate the user, where applicable;
- perform activities necessary to provide the service;
- manage requests relating to the user's account;
- send technical, operational or service-related communications strictly connected with registration or use of ZOT;
- maintain the security of the account and service.
Legal basis
Article 6(1)(b) GDPR – performance of a contract to which the data subject is party or taking steps at the request of the data subject prior to entering into a contract.
Consent is not the legal basis for this processing where the personal data are necessary to provide the service requested by the user.
Retention
Registration data are retained for the period necessary to manage the relationship with the user.
Following termination of that relationship, personal data may be retained for any additional period required to comply with legal obligations, handle disputes or establish, exercise or defend legal claims.
C. Technical and service-related communications
ZOT may send communications strictly connected with:
- registration;
- account security;
- operation of the service;
- relevant technical or operational changes;
- support requested by the user;
- management of the relationship with the user.
These communications are technical, operational or service-related communications and do not constitute marketing or promotional communications.
Legal basis
Article 6(1)(b) GDPR, where the communications are necessary to provide the service requested by the user.
Where applicable, Article 6(1)(c) GDPR may also apply to communications required by law.
No marketing consent is required for communications strictly necessary to manage or provide the service.
D. Responding to contact or support requests
Purpose
To receive, manage and respond to requests voluntarily submitted by users.
Legal basis
Where the request relates to the service or a potential contractual relationship:
Article 6(1)(b) GDPR.
For general communications that are not contractual or pre-contractual in nature:
Article 6(1)(f) GDPR – ZOT's legitimate interest in responding to communications received.
Retention
General enquiries are normally retained for up to 12 months from the last relevant communication.
Pre-contractual communications may be retained for up to 24 months from the last relevant interaction, unless longer retention is necessary.
E. Management of contractual relationships
Where a user uses a ZOT service within the context of a contractual relationship, personal data necessary for that relationship may be processed in order to:
- provide the service;
- manage the relationship;
- perform contractual obligations;
- manage user requests;
- fulfil any related administrative obligations.
Legal basis
Article 6(1)(b) GDPR.
Personal data relevant for administrative, tax or accounting purposes may be retained for the periods required by applicable law.
F. Compliance with legal obligations
ZOT may process personal data where processing is necessary to comply with obligations imposed by Italian or European Union law or with lawful requests issued by competent authorities.
Legal basis
Article 6(1)(c) GDPR.
Personal data are retained for the period required by applicable law.
G. Prevention of abuse and protection of legal rights
Where necessary, personal data may be processed in order to:
- prevent fraud or abuse;
- detect unlawful activity;
- manage complaints or disputes;
- establish, exercise or defend legal claims;
- protect ZOT's systems, security and legitimate interests.
Legal basis
Article 6(1)(f) GDPR.
Personal data are retained only for the period necessary for the relevant purpose and, in the event of a dispute, for the period connected with the protection of the relevant legal right or claim.
5. MANDATORY OR OPTIONAL PROVISION OF PERSONAL DATA
Providing personal data identified as necessary during registration is required in order for ZOT to create and manage the user's registration and provide the requested service.
Failure to provide such data may make it impossible to complete registration or use the relevant features.
Providing personal data through contact forms is generally voluntary.
Where particular fields are marked as mandatory, the relevant information is necessary to process the request.
Merely acknowledging or reading the Privacy Notice does not require consent.
Accordingly, where processing is based on the performance of a service requested by the user, a checkbox such as:
“I consent to the Privacy Policy”
is not required.
6. METHODS AND PRINCIPLES OF PROCESSING
ZOT processes personal data using electronic, IT and organisational measures appropriate to the nature of the processing.
The following principles are applied:
- lawfulness;
- fairness;
- transparency;
- purpose limitation;
- data minimisation;
- accuracy;
- storage limitation;
- integrity;
- confidentiality;
- accountability.
Access to personal data is limited to persons who need such access for legitimate technical, operational or organisational purposes and who are appropriately authorised where required.
7. HOSTING AND IONOS
ZOT uses services provided by IONOS for its hosting infrastructure.
Where IONOS processes personal data on behalf of ZOT within the scope of the contracted service, it acts as a processor within the meaning of Article 28 GDPR, subject to the terms and safeguards applicable to the relevant service.
IONOS may engage sub-processors in accordance with its contractual terms and applicable data protection law.
The categories of personal data processed, technical configuration and retention periods may vary according to the specific product used.
For the IONOS Hosting product, the provider's current documentation states that information such as the following may be processed:
- referrer;
- requested website or file;
- browser type and version;
- operating system;
- device type;
- time of access;
- anonymised IP address.
For that product, IONOS currently states that visitor data are retained for up to eight weeks.
The eight-week retention period relates specifically to IONOS Hosting and does not automatically apply to other IONOS products or services.
8. RECIPIENTS OF PERSONAL DATA
To the extent strictly necessary for the purposes described in this Notice, personal data may be accessible to:
- ZOT personnel and authorised collaborators;
- hosting and infrastructure providers;
- IT and cybersecurity providers;
- email and PEC service providers;
- technical providers necessary for the operation of the service;
- authentication or account-management providers, where applicable;
- professional advisers subject to confidentiality obligations;
- public, judicial or supervisory authorities where disclosure is required by law.
Where a third party processes personal data on behalf of ZOT and under ZOT's instructions, that party acts as a processor pursuant to Article 28 GDPR.
Where a party independently determines the purposes and essential means of its processing, it acts as an independent controller.
ZOT does not sell users' personal data.
9. TRANSFERS OUTSIDE THE EUROPEAN ECONOMIC AREA
The use of certain IT services may, in some cases, involve access to or transfer of personal data to countries outside the European Economic Area.
Where this occurs, ZOT relies on one of the mechanisms provided for under Chapter V GDPR, including, where applicable:
- an adequacy decision adopted by the European Commission;
- Standard Contractual Clauses;
- other mechanisms or safeguards recognised under the GDPR.
Where necessary, supplementary measures are assessed in light of the circumstances of the transfer.
10. COOKIES AND OTHER TRACKING TECHNOLOGIES
The website may use cookies and other technical technologies necessary for its operation and, where applicable, additional technologies subject to the requirements of applicable law.
Cookie management, user preferences and any required consent are handled through the dedicated consent management system available on the website.
For detailed information concerning the cookies and other technologies actually used, their purposes, providers, retention periods and the methods available to manage or withdraw preferences, users may consult the Cookie Policy accessible from the website.
This Privacy Notice does not duplicate technical and dynamic information already provided through the website's cookie management system.
11. AUTOMATED DECISION-MAKING
In connection with the ordinary operation of the landing page and the service described in this Notice, ZOT does not make decisions based solely on automated processing, including profiling, which produce legal effects concerning users or similarly significantly affect them within the meaning of Article 22 GDPR.
If ZOT introduces such processing in the future, the relevant privacy information will be updated in advance and all safeguards required by applicable law will be implemented.
12. RIGHTS OF DATA SUBJECTS
Subject to the conditions provided for by the GDPR, data subjects have the right to:
- obtain confirmation as to whether or not personal data concerning them are being processed;
- access their personal data;
- obtain rectification of inaccurate personal data;
- have incomplete personal data completed;
- obtain erasure where Article 17 GDPR applies;
- obtain restriction of processing where Article 18 GDPR applies;
- object to processing where Article 21 GDPR applies;
- exercise the right to data portability where Article 20 GDPR applies;
- withdraw consent where a specific processing activity is based on consent;
- exercise rights relating to automated decision-making where applicable;
- lodge a complaint with the competent supervisory authority;
- exercise any further remedies available under applicable law.
To exercise these rights, users may contact:
Email: info@zoneoftrading.com
PEC: zot@arubapec.it
ZOT may request additional information only where reasonably necessary to verify the identity of the requester and protect personal data against unauthorised access or disclosure.
13. RIGHT TO OBJECT
Where processing is based on Article 6(1)(f) GDPR, the data subject may object, on grounds relating to their particular situation, to the processing of personal data concerning them in the cases provided for under Article 21 GDPR.
14. RIGHT TO LODGE A COMPLAINT
A data subject who considers that the processing of personal data relating to them infringes applicable data protection law may lodge a complaint with:
Garante per la protezione dei dati personali
Italian Data Protection Authority
in accordance with the procedures made available by the Authority.
This right is without prejudice to any other administrative or judicial remedy available under applicable law.
15. SECURITY OF PERSONAL DATA
ZOT implements technical and organisational measures appropriate to the risks presented by the processing in order to protect personal data against:
- loss;
- destruction;
- alteration;
- unauthorised disclosure;
- unauthorised access;
- unlawful or improper use.
Security measures are assessed and updated where necessary having regard to the nature of the processing and the relevant risks.
16. PERSONAL DATA BREACHES
Where a personal data breach occurs, ZOT assesses the breach and its possible consequences.
Where the conditions under Articles 33 and 34 GDPR are met, ZOT:
- notifies the competent supervisory authority;
- communicates the breach to affected data subjects where required;
- documents the breach and the measures taken in response.
17. DATA MINIMISATION
ZOT collects and processes only personal data that are adequate, relevant and limited to what is necessary in relation to the purposes pursued.
Mandatory form fields are limited to information genuinely necessary for the relevant purpose.
18. CHANGES TO THIS NOTICE
ZOT may update this Privacy Notice where necessary, including where there are changes to:
- processing activities;
- service functionality;
- providers;
- technical infrastructure;
- applicable law.
Material changes are not used to retroactively make lawful processing that required a different legal basis or consent that had not previously been obtained.
The date of the most recent update is stated at the beginning of this Notice.
19. PRIVACY CONTACT DETAILS
For questions, requests, clarifications or the exercise of rights relating to personal data:
ZOT Società a Responsabilità Limitata Semplificata – ZOT S.r.l.s.
Strada San Martino 104
05100 Terni (TR)
Italy
VAT No.: 01752500551
Email: info@zoneoftrading.com
Certified Electronic Mail (PEC): zot@arubapec.it
